家居企業(yè)進入電子時代的禮儀

電子郵件是用來同用戶和客戶保持聯(lián)絡(luò)最有效的手段之一。它比普通信件要便捷，既不像電話那樣有一定的騷擾成分，也不像傳真那樣令人厭煩，并且對于接收者來說又非常方便。正因為有如此多的好處，所以電子郵件成為世界上數(shù)以千萬的經(jīng)理人最喜歡的溝通方式。作為家居企業(yè)而言，如果我們除了“家居”還是家居，總有一天我們就可能成了“家居”。盡管目前許多家居人對電子郵件已經(jīng)很了解，但在應(yīng)用過程中我們又了解多少細節(jié)呢？

下面是一些使用電子郵件時應(yīng)該注意的問題，了解這些細節(jié)將有助于我們更好地展開業(yè)務(wù)。

使用主題來表明信息。一封電子郵件是否重要，經(jīng)常是由它的主題來決定的。沒有主題的郵件很可能會被刪除。要保持郵件的主題簡短、明確、有關(guān)聯(lián)性，或者使用其他不會讓收件人誤認為是垃圾郵件的方式。

對待電子郵件要像對待經(jīng)銷信函一樣重視。當(dāng)你想給對方留下好印象的時候，最好在郵件中正式一些，而不要太隨便。首先，要用這樣的稱呼，比如：“尊敬的XXX先生”，然后在郵件的開頭就要集中重點。要是用對方的姓氏，知道對方在回信中使用他的名字，這表示對方不介意在信件來往中隨意一些。很多人都希望你的郵件包含簽名欄，其中包括你的姓名、職務(wù)、公司名稱和聯(lián)絡(luò)方式。這些信息在對方需要通過電話或者信件方式跟你聯(lián)系的時會很有幫助。

不要“大聲喊叫”。在英文中，全部使用大寫字母會被認為是“網(wǎng)絡(luò)中的大喊大叫”。可以換一種方式，比如用星號來表示你想強調(diào)的內(nèi)容，如“鮑勃和我昨晚在公司的接待處過得很*快樂*。”

不要使用奇特的裝飾。鮮明的顏色、閃爍的圖標(biāo)、或者跳動的笑臉（情緒圖標(biāo)）在私人郵件中是非常有樂趣的。但是在做生意的郵件中要盡量避免使用這些。

保持簡潔，但不要生硬。電子郵件的內(nèi)容必須簡短，但是有時候可能因為太簡要而給人留下不禮貌的印象。下面是一個例子，用來說明電子郵件不能過于簡單。我的朋友曾經(jīng)為一家專業(yè)人員協(xié)會工作，這家協(xié)會為能夠給會員提供建立人際關(guān)系的機會而自豪。因為沒有會員主管，所以朋友給協(xié)會主席發(fā)郵件，詢問如何能聯(lián)絡(luò)最近認識的其他會員。3天過去了，朋友還沒有收到主席的答復(fù)。考慮到可能第一封郵件可能在網(wǎng)絡(luò)傳遞中出了問題，朋友再次發(fā)送了他的請求。協(xié)會的主席終于回復(fù)了他的郵件，不過只有那個協(xié)會會員的電子郵件地址。朋友本來期待的是更誠懇一些的內(nèi)容，得到的卻是協(xié)會主席如此的生硬回復(fù)，反而顯得朋友有些倉促和無禮。

沒有私人電子郵件。如果你想給別人發(fā)一些機密的信息，最好通過電話、或者親自面談。電子郵件可以復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)和打印，所以不要發(fā)送或者涉及任何你不想被重復(fù)或者在公司新聞發(fā)布會上出現(xiàn)的內(nèi)容。

避免帶有情緒的郵件。電子郵件可以傳達很強烈的感情，但很容易被誤解。電子郵件應(yīng)該避免出現(xiàn)的不穩(wěn)定因素，例如解雇或者訓(xùn)斥別人，或者終止合同，這些情況最好當(dāng)面解決。千萬不要在你發(fā)火的時候發(fā)送郵件。花些時間冷靜下來，在郵件發(fā)出之前再讀一遍，避免出現(xiàn)任何會讓你后悔的內(nèi)容。面部表情、聲音的變化和肢體語言是沒有辦法在電子郵件中表達出來的，所以很可能你的信息會被誤解成過于刺耳、過于嚴(yán)厲或者過于隨意。當(dāng)你進行面對面的溝通，或者通過聲音交流，是很容易回答問題或澄清任何可能的誤解，保持相互的尊重，即使關(guān)系是建立在不穩(wěn)定的基礎(chǔ)之上的。   

當(dāng)面贊揚。不管你在郵件中引用了多少人的名言，一封祝賀的電子郵件甚至不如親自送出的一封簡短的感謝信有效，另外，大多數(shù)人更看重用打字機敲出來的或者手寫的簡短書信，而不喜歡電子郵件這個方式。

發(fā)送郵件之前要校對。在點擊“發(fā)送”之前一定要核對。在你點擊“發(fā)送”按鈕之前，要檢查語法、拼寫和標(biāo)點符號的錯誤。自動檢查拼寫錯誤的功能，對不經(jīng)常使用的詞匯會失去作用。在發(fā)送之前一定要確定是你想要表達的意思，確保所有的人名都拼寫正確。

尊重他人的隱私。有些時候你需要給很多人發(fā)相同內(nèi)容的郵件，但是你不想把每個人的郵件地址都添加到收件人名單中一起發(fā)送。如果收件人互相不熟悉，或者你不想把其他人的地址都泄露給收件人，那就使用“暗送”功能。使用暗送功能，收件人收到的郵件中唯一的郵件地址就是發(fā)送者的。

小心使用“回復(fù)所有人”的功能。如果你收到的郵件是發(fā)送給包括你在內(nèi)很多人的，只需要回復(fù)需要回答的那個人。使用“回復(fù)所有人”，只能在你通訊錄上所有的人都需要看到你的回答的情況下，而在很多情況下，只有發(fā)件人才是你需要回復(fù)的人。

不要做毒草。如果你在發(fā)出郵件后沒有收到答復(fù)，你可以發(fā)送一封不同內(nèi)容的郵件說明再次發(fā)送郵件的原因。如果需要立即答復(fù)的話，可以直接打電話。反復(fù)發(fā)送同一封郵件，只會讓別人覺得你是咄咄逼人或者是漫不經(jīng)心。在假設(shè)你的郵件被收件人忽略或者刪除之前，要知道大部分公司都有反垃圾郵件過濾系統(tǒng)，可能偶然地阻止了你的郵件。 

快速回應(yīng)。如果有人發(fā)郵件詢問問題，而你沒有辦法立即給出答案，就要給發(fā)件人回郵件，解釋你正在研究他提出的問題，或者目前忙著進行其他的計劃，一旦有什么消息就會在一定時間內(nèi)通知發(fā)件人，這是一種有禮儀的行為。否則，發(fā)郵件的人會覺得自己的郵件沒有發(fā)到你的郵箱，或者他們被屏蔽了。

得到允許再發(fā)送附件。很多公司有規(guī)定不鼓勵員工打開來歷不明的郵件附件。在發(fā)送多個附件或者圖片之前，弄清楚收件人是想分別收到還是想一次收到。一些人會選擇分別收取，因為這樣不會耽誤他們接收其他的郵件。

不要主動給對方發(fā)送廣告。電子時訊是跟客戶、合作伙伴和同事保持聯(lián)系的主要方式，也是推廣公司新聞、新產(chǎn)品和服務(wù)的有效載體。但是，發(fā)送未經(jīng)對方同意的電子郵件廣告不是一項聰明的商業(yè)策略，尤其是人們一個禮拜要收到幾百封垃圾郵件的輪番轟炸。為了避免被定義成垃圾郵件發(fā)送者，所以只能給那些同意接收你的電子時訊和公告的人發(fā)送廣告郵件。如果有人選擇“退出”，或者想從你的地址清單中被刪掉，要尊重他們的要求。

在發(fā)送幽默信息之前要斟酌。一封有趣的電子郵件在你看來可能沒有什么不妥，但是可能會侮辱其他的人。帶有敵對性、騷擾性或者歧視性信息的電子郵件的傷害是持久性的，還可能在你不知道的情況下被轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。開玩笑的時候要小心些，不要發(fā)送公司的電子時訊以外的任何信息。

越短越好。對于簡短的郵件，你可以在主題欄里寫道：“我們能不能下午見面核實一下預(yù)算？”，然后用“EOM”結(jié)束主題。“EOM”是“End of Message（消息結(jié)束）”的首字母縮寫。這樣收件人不需要打開郵件進行恢復(fù)。不要過多地使用首字母縮寫詞匯，除非你的收件人能夠明白它的含義。

用其他方式把你的郵件標(biāo)記為急件。除了使用驚嘆號的方式，也可以在主題欄使用關(guān)鍵詞來幫助收件人快速過濾和分類時間敏感的郵件。例如，“急件”可以作為“立即閱讀”的代碼，“FYI”代表不需要回復(fù)。

外出或休假時通知其他人。如果你計劃離開辦公室一段時間，要使用郵件外出自動回復(fù)功能。改變你的語音留言，告訴致電者你什么時候去旅行，什么時間返回和在你不在期間找誰聯(lián)系。