樹立良好的聲譽需要二十年的時間，而毀掉它，五分鐘就足夠了。如果你能考慮到這一點，你就會采取不同的方式了。——沃倫·巴菲特（Warren Buffet），股票投資者，商業大亨
有人這樣說過：“永遠都沒有第二次機會去改變一個人的第一印象。”這句話說得太正確了。不管是在工作中還是生活中，我們都會自覺或者不自覺根據一個人的第一印象來判斷他的專業程度、性格和能力。想要給人留下積極的第一印象，特別是在初次同客戶見面的時候就要做到準時和有備而來。
福爾尼（P.M. Forni）是《選擇禮儀：25種體貼的行為》（Choosing Civility：The Twenty-five Rules of Considerate Conduct）一書的作者，也是“約翰斯·霍普金斯禮儀計劃”的倡議者，他說出了我們在準備不充分的情況下進行會談時，感到有壓力的原因。“就像考試一樣，如果你為考試進行了準備，你就不會那么緊張，并且能夠表現出權威和鎮定，”福爾尼這樣說道。他認為經過準備之后，思維就會更加清晰。你可以把精力花在解決手頭的問題和難題上，而不是把精力放在讓自己緊張地去適應情況上。會議之前的準備工作能夠讓你很大程度上領先于那些沒做任何準備就去會見客戶的人。
詹姆斯·R·盧卡斯，魯曼國際咨詢公司的總裁和CEO，，《致命的幻覺：清除阻礙企業成功的不真實》（Fatal Illussion: Shredding a Dozen Unrealies That Keep Your Organization From Success）的作者，他認為如果你不花費些時間去了解有關你的客戶和經銷商的信息，那么就相當于自己宣判了自己的失敗。在最近的一次電話采訪中，盧卡斯告訴我：“了解任何你能得到的關于客戶的信息。每個人都是獨特的，都有他們特定的需求，不要采取標準化的方式。采用定制化的方式才能建立難忘的關系。”
在我的一次禮儀課程講座中，一位律師告訴我他采用跟準備上庭審判一樣的方式來準備商業會談。在準備上庭審理案件的時候，他需要研究所有的證據、會見嫌疑人和證人，在陳述案件之前盡可能多地找到各方面的信息。在會見客戶或者法律界同仁之前，他應該做相同的準備工作。如果你花些時間來收集一些重要的背景資料，通過嘗試下面的方法你就能夠更好地準備同下一個客戶的會談，或者應對下一次工作面試：
? 找出誰將出席會談。記住你不認識的人的姓名和職位。在會談期間，能夠在交談中多次正確稱呼對方的姓名。
? 瀏覽對方公司的網站，了解公司的歷史、經營目標、有關員工的記述，閱讀網站上的文章、新聞和其他信息。做好索引卡片記錄，這樣在會談之前還能夠回顧一下。這種調查同時也為交談準備了素材。
? 通過談論出席的人感興趣的話題，打破沉默。除了天氣和交通之外，很多人都愿意談論他們的母校、業余愛好、特別關注的事情和假期。如果你不了解這個人除了工作之外還有什么愛好的話，也可以向了解他的同事詢問一下情況。如果你們有相同的愛好，比如馬拉松，一定要提及。
? 一定要熟悉你從事的行業。閱讀一些商業出版物，了解一些簡稱、流行詞、流行趨勢，還有客戶的競爭對手的問題和麻煩。
? 通過閱讀一些新聞周刊和一兩種主要的日報，了解當今的時事要聞。如果你非常了解世界上的一些重要新聞，別人會覺得你見識很廣。
當你參加公司內部同老板或者同事的會議時，策略也是同等重要的。需要進行下列的準備：
? 仔細閱讀會議議程和相關材料，讓自己熟悉將要討論的主題。如果有什么建議要修改議程的話，在會議開始前提出建議。
? 如果你不能參加會議，派一個人代替你出席。
? 如果是你主持會議的話，要確保每個人都參與了交談。 ? 不鼓勵進行主題之外的討論。
? 記下有關的問題和想要強調的事項。最可怕的事情就是去參加會議，卻不知道該從何說起。
? 如果是你主持會議的話，制定一個“行動列表”，記錄下誰將跟進哪些任務。并為每個任務制訂最終期限。
? 24小時內發放會議備忘錄。
地板商售前注意的問題: 待人友好
當你到達別人的辦公室的時候，別人對你的第一印象就開始建立了。不管是順路拜訪還是專程來會見某人，都要對接待人員或者跟你打招呼的人表現友好一些。羅布特哈夫國際集團（Robert Half International）委托進行的一項調查顯示，隨機抽查的主管人員中，91%的人表示在聘用人員和進行商業決策的時候，會考慮他們助理的意見。如果你對接待人員、主管助理，或者公司里的其他人員失禮，或者認為他們無足輕重的話，在進門的一瞬間，你就浪費了自己的機會。
琳達·卡普蘭·泰勒（Linda Kaplan Thaler），紐約的一家廣告代理公司——卡普拉泰勒集團的CEO和CCO（首席創作官），《如何在喧囂中讓人聽到你的信息》（Bang！：Getting Your Message Heard in a Noisy World）的作者之一，她表示如果求職者對她的助理態度不好的話，她是不會錄用這樣的人一起工作的。有一天，卡普蘭·泰勒正在面試一位求職者，她的助理弗蘭（Fran）給求職者端來一杯咖啡。“我感謝我的助理為求職者端來一杯咖啡，可是那位求職者只看了看弗蘭，然后繼續跟我談話，” 卡普蘭·泰勒說，“當時我就決定我不會雇用這個人。 當他未對弗蘭表示感謝的時候，我已經對他的人品有了完整的初步印象。恰恰是這些小細節定義了一個人的真實人格。”她解釋說，“如果你把鏡子打碎，即使粉碎成很多片，隨便拿起一片你也可以知道它反射的本質。”
伊夫·羅森博格，出租車信息網站Taxmama.com的出版人，同意卡普蘭·泰勒的觀點。她表示認為接待人員沒有決策權是一種錯誤的想法。“如果你是一個銷售代表，你給我的助理打電話的時候對她不是很禮貌，那么你肯定會失去這個銷售機會。我的助理會跟我說，‘這家伙是個變態’，而我會相信她的話。我經常需要靠她來提醒我哪些來電是重要的。事實上很多次她有權利按照她的想法進行采購。”羅森博格說道。
C．萊斯利·查爾斯，密歇根州East Lansing市，人力資源開發公司——Trainingworks的創始人，《暴躁的原因:生活復雜化的十大趨勢及其對策》（Why Is Everyone So Cranky?: The Ten Trends Complicating Our Lives and What Can We Do About Them） ，回憶起她曾經和一位復印機銷售代表打交道的經歷。那位銷售代表毀掉了一次銷售機會，因為他的自負害了他。那時查爾斯還是一名實習生，跟隨一位銷售代表實習，她看出這位銷售代表想越過秘書直接跟公司的總裁聯系。“他覺得他自己是個能手，并且對待那位行政助理非常不客氣，就像那位行政助理根本不了解復印機一樣。結果是，公司的總裁讓秘書來選擇復印機，因為秘書才是復印機的使用者。不用說大家也知道，這位能手先生由于他的錯誤判斷和無禮，沒有做成這筆業務。”查爾斯說。
下面是一些可以從行政助理那里贏得好感的辦法：
· 當你與行政助理會面的時候，如果知道他的名字，握手的時候，稱呼他的名字。
· 如果給你端來一杯咖啡或者一杯水，要優雅和氣地接受。這是開始簡短交談的最好時機。
· 在等待會見的時候，在不妨礙助理的工作的情況下，應該試著同行政助理進行閑聊，這會給人留下和藹的印象。夸獎一下她的孩子的照片，稱贊她的別針或者圍巾。如果這些都行不通的話，就只能談論一下天氣了。
· 在節假日期間，多跑一些地方買一些小禮物，比如巧克力，送給行政助理。這樣她會因為你的細心而記住你，下次你打電話或者拜訪的時候就有話題可以聊了。（有些公司在收受禮物方面有規定，所以要提前調查清楚。）
· 離開客戶公司的時候要對行政助理表示謝意，感謝時要稱呼助理的名字。
· 在后續的電話聯系中，在交談的時候一定要稱呼行政助理的名字，在同公司的總經理或者CEO交談之前， 先同助理分享一些開心的事情。比如，可以這樣說：“你好，克里斯（Chris），我是肯·海因斯（Ken Hines），假期過得愉快嗎？”
地板商售前注意的問題: 在會談中，學會察言觀色
美食愛好者都會不惜奔波幾個小時的路程來到小華盛頓一家世界文明的小酒店，品嘗廚師帕特里克·奧康奈爾（Patrick O’Connell ）的烤小牛肉加叢林蘑菇，用烤黑無花果配味道刺激的酸橙調味汁做點綴，或者一塊瓦赫納（Valrhona）巧克力蛋糕加香蕉冰淇淋。食物本身固然是使人愉快的美味，但關注細節的服務才是讓就餐體驗登峰造極的關鍵。
廚師帕特里克·奧康奈爾認為人們不會因為你了解什么或者你能提供什么而留下印象，除非他們看到你很在意這些。他認為除非你了解人們的感受和為什么會有這種感受，你才有可能去在意這些。 一家有上百個座位的餐廳的職員，會根據客人來到餐廳時的情緒來評定“情緒指數”。情緒指數從1分到10分，7分和7分以下代表客人不開心和不愉快。領班會根據客人目前的心情狀態分配給每桌一個數字。情緒指數會被輸入到電腦中、寫在客人的菜單上、放在廚房的一個線軸上，所有的員工都會看到，并且根據情況相應處理。“如果客人在來餐廳的路上遇到了嚴重的塞車，或者處于婚姻危機之中，我們需要把這些問題當成是我們的問題。還有什么其他方式可以使我們確保讓他們有一個完美的經歷呢？”奧康奈爾陷入了沉思。
在生意場上，對客戶或者合作者察言觀色的作用是無法衡量其價值的，尤其是在你想為商業討論開個好頭的時候，不管是在電話中商討還是面談。首先要弄清楚你要見的人是喜歡先談古論今，還是喜歡直奔主題。有時候一些人想直接進入到討論中，但是另一些人想先詢問一下你的家庭情況，聊聊關于度假的話題，或者其他一些個人的事情，然后再談生意。如果有人很開心，想在進行商業會談之前閑聊一下，那你就要配合一下他。如果有人進門后迫不及待地想直接談談生意上的事情，那么也應該愉快地聽從他的安排。盡管閑聊在建立關系的時候不是重要的部分，在參加會議的過程中可能也無足輕重，所以只要跟著主管人員的引導就可以了。
地板商售前注意的問題: 放慢節奏，建立友誼
不管會議是否在你的辦公室舉行，一般來說開始的幾分鐘都要閑聊一會。
這是個建立親善形象的好機會。如果你要見的是一位不曾謀面的人，在走進他辦公室的時候要四周看一看，是否能找到反映他個人興趣的線索。像家一樣，辦公室同樣可以反映出一個人的個性。墻上或者桌子上的個人物品，特別是家庭成員、寵物、運動的照片，都是聊天的素材。如果你看到紀念牌、榮譽證書，或者是個人和職業獎品，一定要贊賞。每個人都喜歡被別人認知，都喜歡真誠的贊揚。當你建立了親善的形象，你就能獲得友誼。當有了友誼之后，你就增加了自己的機會，包括工作的機會、被推舉的機會、被推薦的機會，被提升的機會或者一份長期的合同。
地板商售前注意的問題: 會議之后，確定目標和期望值
在會議結束的時候，有問題就要提出來，然后總結一下人們關心和期待的要點。以書面形式分享可以用來幫助總結目標、確定責任和最后期限的方法。該窮追到底的時候就要窮追到底，少說多做，爭取按時甚至提前交付。如果你沒法滿足你的客戶和合作者提出來的要求，要跟他們解釋你實際可以做到的情況。如果有些事情你一個人沒法完成，要推薦一些能夠幫助你的人。要維護自己恒久的信譽。有時花很多年時間才得到人們的尊重，但很可能幾秒鐘就會失去。
